Vnitřní oznamovací systém

Společnost PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. (dále také jen „PLV“), která je součástí nadnárodní skupiny PHOENIX group, zavedla interní systém pro oznamování možného protiprávního jednání (Vnitřní oznamovací systém), a to v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“).

Ať už jste zaměstnanec společnosti PHOENIX group, nebo oprávněná třetí strana, tak tento Vnitřní oznamovací systém vám umožňuje se zajištěním důvěrnosti oznámit informace o možném protiprávním jednání, o kterém jste se dozvěděli v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností u společnosti PLV, to je v tzv. pracovním kontextu.

Vnitřní oznamovací systém společnosti PLV je založen na více způsobech a možnostech podání oznámení, které jsou uvedeny v této písemné informaci, přičemž vy jako oznamovatel můžete použít jakýkoli z těchto způsobů. Vaše identita a tedy totožnost oznamovatele zůstává pro osoby stojící mimo Vnitřní oznamovací systém po celou dobu utajena, pokud s poskytnutím těchto informací v konkrétním případě nedáte výslovný souhlas.

Co může být obsahem oznámení

Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u PLV jako osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které dále má níže uvedené znaky.

Co musí oznámení obsahovat

Údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, ledaže je totožnost oznamovatele příslušné osobě, určené PLV k přijímání oznámení a posuzování jejich důvodnosti, známa.

Jaké jednání je možné oznámit

Prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému společnosti PLV lze podat oznámení, jež obsahuje informace o možném protiprávním jednání, které: 

• má znaky trestného činu,
• má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
• porušuje zákon o ochraně oznamovatelů,
• porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie,
14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Kdo může oznámení podat

Oznamovatelem, který může podat oznámení prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému u společnosti PLV, je každá fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala pro společnost práci nebo jinou obdobnou činnost, a oznámení podává v tomto pracovním kontextu jako: 

• zaměstnanec/zaměstnankyně, který/á pro společnost vykonává práci v pracovním poměru anebo na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce; 
• bývalý/á zaměstnanec/zaměstnankyně společnosti;
• uchazeč/ka o zaměstnání u společnosti;
• osoba, která vykonává nebo vykonávala u společnosti odbornou praxi nebo stáž;
• osoba, která je nebo byla společníkem společnosti;
• osoba, která je členem statutárního nebo jiného orgánu společnosti;
• osoba, která buď přímo anebo nepřímo vykonává či vykonávala pro společnost externí dodavatelskou činnost na základě smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
• Není tedy důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci nebo obdobnou činnost v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či zda ji vykonával v minulosti, anebo se o danou práci či obdobnou činnost pouze ucházel a v rámci tohoto procesu se o možném protiprávním jednání dozvěděl.  

Co splňovat při podání oznámení

Oznamovatel musí mít oprávněné důvody se domnívat, že jím oznámené informace o možném protiprávním jednání jsou v době podání oznámení pravdivé. 

V případě zjištění, že došlo k podání vědomě nepravdivého oznámení, nenáleží oznamovateli ochrana před odvetnými opatřeními a oznamovatel je vedle toho rovněž odpovědný za přestupek vědomě nepravdivého oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů.

Ochrana oznamovatele

K oznámením, jakož i k dalším informacím a podkladům vedeným v rámci Vnitřního oznamovacího systému má přístup výhradně speciálně určená tzv. příslušná osoba, která má povinnost chránit identitu oznamovatele. Totožnost oznamující osoby nesmí být sdělena bez jejího výslovného souhlasu nikomu dalšímu. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje se i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.

Oznamovatel je dále chráněn před jakýmkoliv odvetným opatřením vůči jeho osobě i dalším osobám, kterým tato ochrana náleží podle platných právních předpisů (např. osoba blízká ve vztahu k oznamovateli; zaměstnanec nebo kolega oznamovatele; osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací). 

Komu se oznámení podává

Příslušnou osobou pro přijímání oznámení a k plnění dalších činností a úkolů podle Zákona o ochraně oznamovatelů je ve společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o., určena:

Mgr. Martina Tomečková
E-mail: compliance@phoenix.cz
Telefon: 296 808 106

Oznámení je možné podat:

• elektronicky prostřednictvím e-mailu: compliance@phoenix.cz,
• telefonicky: 296 808 106 (pracovní doba 9:00–16:00),
• písemně: v listinné podobě dopisu zaslaného poštou na adresu: PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o., k rukám Mgr. Martiny Tomečkové – neotvírat, K pérovně 945/7, 102 00 Praha 10 - Hostivař,
• osobně: po předchozí písemné nebo telefonické domluvě s příslušnou osobou.

Další kanály pro oznámení o protiprávním jednání

Oznámení lze rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti České republiky ve smyslu ustanovení § 14 a násl. Zákona o ochraně oznamovatelů. V tomto případě Oznámení přijímá, prošetřuje a posuzuje jeho důvodnost Ministerstvo spravedlnosti a jím pověření zaměstnanci. 

Externí kanál pro oznamování protiprávního jednání:
Ministerstvo spravedlnosti České republiky
Vyšehradská 424/16 
128 10 Nové Město

Aplikace: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
E-mail: oznamovatel@msp.justice.cz
Telefon: 221 997 840 

Ochrana před odvetnými opatřeními podle zákona o ochraně oznamovatelů dále náleží rovněž osobě, která oznámení podala u orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu České republiky nebo přímo použitelného předpisu Evropské unie, tj. zejména u orgánů Policie ČR, státního zastupitelství a/nebo u věcně příslušných orgánů státní správy dle jejich působnosti (např. Česká inspekce životního prostředí, Úřad pro ochranu osobních údajů apod.). 

Po podání oznámení

Přijetí oznámení bude oznamovateli příslušnou osobou potvrzeno nejpozději do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. 
To neplatí pouze v případě, kdy: 

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala;
• je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Nejpozději do 30 dnů ode dne přijetí oznámení musí příslušná osoba posoudit důvodnost oznámení a o jeho výsledku oznamovatele vyrozumět. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát, tj. maximální délka pro posuzování důvodnosti oznámení tak může v takových případech činit devadesát (90) dnů ode dne přijetí oznámení. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba vždy oznamovatele písemně vyrozumí ještě před jejím uplynutím. 
Bude-li oznámení pravdivé a důvodné, budou společností PLV jako povinným subjektem přijata opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, o kterých příslušná osoba vyrozumí oznamovatele.

Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením Vnitřního oznamovacího systému a podáváním oznámení (Whistleblowingem) naleznete ZDE.